关于对机关档案馆调研工作的几点思考

于海洋

摘要:当前各领域调研工作越来越受到各级重视,机关档案调研也是如此。本文从机关档案调研的基本内涵出发,描述了机关档案馆调研的构成,深入分析了机关档案馆在调研工作存在的突出问题,有针对性地提出解决办法,这些措施将对促进机关档案事业发展起到积极作用。

关键词:机关档案;调研方法;机关建设;档案管理

伴随信息时代的来临,社会各届越来越关注档案资源的重要性,机关档案作为档案资源的重要组成部分更是关注焦点。要实现机关档案馆提供优质高效档案服务、正确的档案馆决策的目标,就需要开展科学有效的机关档案调研。

一、机关档案馆调研的含义及构成

机关档案馆调研是收集机关档案信息的重要途径,它采用合理有效的方法,有计划、有目标、分主次地进行系统性采集、及时收录、分类整理和科学分析机关档案的形成、运用等有用信息,据此预测机关档案馆管理制度的未来走势,有针对性对其单位分类施策,继而提出具体提高机关档案管理的合适意见,制定切实可行的中短期、长期等档案管理规划,助力其档案工作健康发展,更好地服务于社会发展、经济建设和科技进步。

机关档案调研的范围面广量大,主要包括四方面:一是对影响机关档案馆自身的社会环境调研;二是对机关档案馆服务对象的市场调研,聚焦的重点是服务对象的信息需求、服务对象的市场信息(含档案、情报和图书信息等信息)和科技新成果市场等调研;三是对机关档案个体利用者的调研,主要内容为用户的外在情况、差异化群体档案需求的规律、代表性个体三方面调研;四是对机关档案馆系统内的业务调研。既可以对本馆调研也可以对兄弟馆调研,侧重为兄弟馆调研,实现“他山之石,可以攻玉”的目的。

二、当前机关档案调研工作存在的现实问题

(一)档案工作人员对调研工作重视程度不够。长久来,档案工作处于相对封闭环境,不仅出现档案人员对调研工作忽视情形,也未能提供足够档案工作宣传,导致许多档案用户不能充分了解机关档案馆对档案文件提供服务及具体利用情况。由于档案用户在查阅时的遇到种种困难,档案馆不能准确及时为用户提供优质服务,从而影响他们使用机关档案的主动性,并且他们内心也会对档案工作产生抵触心理。当机关档案调研工作开展时,调研工作也就更加容易带来种种阻力困难,机关档案工作的作用也会受到削弱。

(二)调研人才队伍建设相对滞后。客观方面,因国内高等院校的档案专业设立时间较短,出现档案管理人才的输出量较少,从人才供应的源头制约了档案调研工作开展;不少地区和单位的档案管理人员为非档案专业科班出身,主管部门对这部门人员的业务培训力度也不够,业务能力和文字功底都比较差,缺少一支能力强、业务精的机关档案调研队伍;有的地方忽视机关档案管理工作,每年的预算经费不足,甚至持续下调,这些都制约了档案调研活动的开展和人财物的正常供应。

(三)缺少完善的规章制度。一些机关档案管理部门存在着缺少包括机关档案调研制度在内的规章制度,档案调研等工作的开展无章可循,管理工作粗线条。尤其是,在机关档案调研活动中,有的机关档案人员在调研时,对各类材料管理粗枝大叶,疏于审查,导致采取到的档案信息出现失实现象,极大影响了档案的真实性、客观性;部分档案人员缺少主动收集观念和保管观念,发现档案资料缺失时却视而不见,也不采取行动去补充完整,从而致使档案信息缺失或缺少公信力。

三、高效推进机关档案馆调研工作的措施

(一)提高调研人员综合素质。调研人员综合素质好坏直接影响到档案调研工作质量,从而影响档案馆的各种决策。从了解情况看,目前许多档案馆工作人员缺少,且流动频率大,甚至在一些单位基层档案岗位变化了边缘化人员的关系岗、老弱病残的避风港,极大影响档案工作人员的综合素质,这就需要根据各机关档案工作实际情况,通过各种渠道补充骨干力量,开展各种形式的档案调研业务专业培训提高档案工作人员能力和素质,保障信息化条件机关档案调研工作的健康有序开展。

(二)设岗定编建立调研网络。将调研工作作为机关档案工作的重要内容,条件允许的机关要设置专门的调研室,并且配备调研岗位,实现定调研编、定调研岗,依据《档案法》的原则明确岗位职责和具体人员,档案调研工作做到有人干、有人抓,将所有人员的调研积极性调动起来;在机关档案馆所有业务单位全部建立上下畅通、无缝覆盖、通信畅通的信息网络平台,充分发挥好信息网络平台优势,明确机关档案馆及其他单位的调研重点,并开展好各项专题调研活动,发挥出调研人员的千里眼、顺风耳作用,将第一資料及时呈报档案领导。

(三)结合实际开展灵活多样的调研活动。机关档案的调研方法多种多样,而一种调研方法选择的好坏与否,对调研的最终结果有极大影响。因此,在机关调研活动中,要结合调查目的、需要解决的问题,从询问法、观察法、抽样法、试点法、实验法、档案卡法等众多调研方法中选择最恰当的方法才能收到事半功倍的效果,且在每种调研方法中,还可以选择更加具体的调研办法;形成一套完整的机关档案调研预案,当需要调研时,从中选择最恰当的预案立即开展调研活动,调研预案包含调研范围目标、背景材料、调查提纲和调查表等内容,这样能够在短时间实现较好调研效果;调研人员根据已定方案扎实有效开展调研,从中发现问题、查明原因并提供相应解决建议,集调研人员智慧,对资料整理分析,以简明扼要的语言编写好调研报告,为领导提供重要的决策依据,达到调研预期目的。

参考文献:

[1]李敏.浅析如何加强和改进新形势下档案管理工作[J].山东档案,2017(2).

[2]沈浦生.怎样把科技档案工作搞活[J].档案工作,1998(4).

[3]刘祖华.“三定一包”是做好基层档案工作的有效途径[J].档案工作,1988(3).

《关于对机关档案馆调研工作的几点思考》来源:《北方文学》2018年19期 ,作者:于海洋。

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