档案管理水平提升途径研究

林静

[摘 要]随着我国经济和社会文化的飞速发展,档案是每个单位管理程序中的重要组成部分,由此,档案管理水平的升级和优化也成为了档案管理工作的必然趋势。本文针对档案管理工作的重要性以及档案管理中存在的问题进行分析,从实际工作中摸索档案管理的规律,并提出档案管理水平提升的途径。

[关键词]档案管理;水平;提升

doi:10.3969/j.issn.1673 – 0194.2017.12.103

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2017)12-0-02

1 提升档案管理水平的重要性

科学规范的档案管理,是衡量一个单位业绩与管理水平的重要标志。做好档案管理工作对于每一个档案管理工作人员来说,都是一项具有重要意义的工作。首先,从单位领导的角度出发,单位领导可以根据记录的档案,及时、全面地掌握职工的整体情况,据此进行单位工作的策略调整和工作计划制订;其次,从社会公民的角度出发,社会公民可以通过档案了解单位的运作情况。

2 档案构成的特点

档案是工作单位的重要信息资源,它是由各业务处(室)在日常工作中总结和积累的众多文件材料组成的。要对档案管理水平的提升途径进行研究,就必须对档案构成的特点进行详细分析。

2.1 档案具有多样性

首先,档案的内容具有多样性。第一,档案包含了政府部门对企业的审查、认证等各种材料;第二,档案包括了多种类型的企业资料;第三,档案包括了产品注册、宣传广告、生产条件和生产过程的各种监管资料;第四,档案包含了办理结案的行政处罚以及具体行政失范行为所引起的各类行政案件的资料。

其次,档案的载体具有多样性。档案的载体既包括纸张,又包括磁盘、录像带、照片等声像档案,以及产品外包装材料等实物档案。

最后,档案的规格具有多样性。档案既有A4标准纸面的文件,也有小于A4标准纸面的文件,还有大于A4标准纸面的文件。

2.2 档案具有阶段性

档案的形成包括多个阶段,这也是档案具有阶段性特点的原因。

第一,受理阶段形成的档案。这些档案是业务的基础档案,主要包括受理通知书、授权委托书、申报材料。

第二,审核阶段形成的档案。主要包含了工作人员对企业申报材料的检查,对申报企业生产和经营条件实地检查所形成的审核材料。

第三,复审阶段形成的档案。主要包括各处(室)工作人员对审核程序进行检查所形成的复核意见等材料。

第四,审定阶段形成的档案。主要包括领导对审批全过程进行审核,签署行政审批意见等材料。

第五,送达阶段形成的档案。主要包括经过审定后,单位对企业的行政申请进行批复,向企业印发行政许可文件以及下发许可证的材料。

3 档案管理存在的问题

虽然我国近年来逐渐开始重视档案管理工作,也投入了大量的人力、物力、财力进行档案的建设和管理的完善,使我国档案的管理水平得到了提高,但当前我国各个企事业单位档案管理水平依然不高,还存在许多问题亟待解决。

第一,对于行政处罚的案卷,没有做到及时按序移交给档案室。第二,对下属职能机构的成立、名称变化以及职能变化的档案材料没有做到有效收集。第三,在领导以及职工名册已经出现更新的情况下,没有对名册进行及时修正。第四,许多档案管理,没有及时将年度统计报表、财务报表以及总结等按时归档。第五,当前档案管理普遍缺乏对各级领导检查指导工作等重要活动的声像记录的收集整理。第六,许多单位的档案管理硬件配套设施不健全,如缺乏必要的(打印机、空调等)硬件设备。

4 提升档案管理水平的有效途径

切实贯彻落实《中华人民共和国档案法》对我国档案管理工作的指导要求,并不断开发新思路,创新新办法,把档案管理工作作为我国各单位机构的一项重要工作来抓,这是提升我国档案管理水平的有效途径。

4.1 改进档案的收集方法

由于档案在内容和载体上具有多样性以及档案的阶段性特点,档案的收集工作也比较复杂,因此,在档案的收集方法上需要根据内容、载体以及材料形成的阶段进行科学、合理地收集工作。

首先,档案的收集要做到提前介入。各科室的工作人员对档案的收集要有超前意识,改变行政审批工作结束后档案工作人员才进行资料的收集整理工作的传统方法。档案管理人员可以通过深入各业务科(室),预先了解情况,明确资料收集范围,使各业务科(室)把审批材料的收集当作审批的重要组成部分,并将该项工作纳入相关人员的职责范畴,在有效提高工作人员档案管理的意识的同时提高档案质量。

其次,档案需要员工进行主动收集。各业务处(室)的职责范围不同,使档案经常会出现资料收集不全的问题。因此,需要档案人员切实加强对业务的学习和培训,主动了解各业务科室的实际工作,并主动进行参与和帮助,做好承办人员相关档案知识的培训工作,指导工作人员做好初步档案的收集和整理工作,以保证档案移交时的完整。

再次,档案管理人员要对档案进行跟踪收集。一是要发挥各科室兼职档案员的作用,二是要对行政审批过程中产生的文件,设立专人负责档案的收集,从案件受理开始到案件最终审核完毕的整个过程,都要安排档案人员进行全过程的跟踪收集,随时指导档案资料的收集整理工作。

最后,要做好档案的检查验收工作。档案的检查验收是确保档案完整的关键环节。档案管理人员应对档案进行仔细检查,明确资料的收集范围和归档制度的相关要求,对档案进行逐项检查,保证档案材料收集的完整性。

4.2 对档案实行动态管理

随着我国社会经济的发展,企业出现了越来越多的由于公司业务的发展需要或公司规模扩大等一系列原因,对企业实行迁址、扩大规模等改进措施的情況,这使传统静态的档案管理方法不符合当今时代发展的需求。因此,为完善档案的管理工作,有效提升档案管理水平,管理人员须将当前实行的静态管理转变为动态管理的方法。例如,一家化妆品企业开业后,其开业的档案将会立卷归档,但化妆品企业的法人代表、企业地址以及经营范围都可以根据企业的申请进行变更,变更过程中会产生新的档案材料,因此要将其变更的档案作为变更卷及时立卷归档。

4.3 加强内部管理工作,规范档案管理

第一,不断健全档案管理的工作机制。加快档案管理机制建设的步伐,建立健全档案管理工作机制,用制度约束档案工作,用制度管理相关员工。建立健全组织领导机制、食品药品企业的信息收集机制、工作管理机制以及档案管理人员岗位责任制度等,用机制和制度保证档案的内部管理规范、有序。

第二,不断提高档案人员的业务水平。档案管理人员要通过不断地学习和强化培训以及考核等多种方法,提高档案人员的业务水平,使档案管理工作能够计划缜密、步骤清晰、标准统一、程序合理地进行。

第三,不断完善档案管理的硬件设施建设。在规范档案管理、强化制度约束机制的同时,及时更新和完善档案的硬件设施建设,建立专用的档案室和档案阅览室,并配置专用的档案柜、计算机、复印机、空调、消防器材及其他硬件设备,为档案工作的开展提供基本条件。

第四,不断提升档案管理的标准规范。按照统一的档案管理标准,在档案的组织管理、档案设施建设、员工业务培训、档案利用等方面强化管理,不断加强档案规范化和标准化建设。

最后,档案的规范化和标准化建设。公文用纸的质量、纸张的尺寸和规格要有统一的标准,要符合国家的有关规定,如以横拓作为排版的形式,在左侧进行装订。对公文的制发进行严格检查,如有无签发手续;是否符合审批的权限;公文的标题是否正确;公文的字迹是否清晰;主送单位、产送单位以及落款和日期等。不管是草拟公文还是各种记录、报表、签字、批注等,对使用的笔种、墨水和纸张都要进行规范,以利于档案的长久保管。

4.4 加强档案管理的数字化建设

人类自进入信息时代以来,信息化和数字化日益成为每一个人绕不开的话题。信息时代也可以称为数字时代,随着数字化不断向全球各个角落延伸,全文数字化定将会介入各级各类的档案工作中,档案的全文数字化也将会成为衡量一个单位档案管理工作现代化程度的重要指标。相关人员应将档案管理工作推向数字化,并作为当前以及今后较长一段时间内档案管理工作的重点之一,并加大经费投入,充分利用现代化技术,加强和完善档案管理工作,提升档案管理水平。

档案包涵丰富的信息,是一种极其重要的信息资源。但由于当前我国档案管理的整理工作十分繁琐,工作中重复的劳动较多,且管理人员的劳动强度较大。因此,必须对工作进行及时改革,通过利用计算机技术和数字化技术等现代化手段整理档案,争取得到事半功倍的良好效果。档案管理的数字化建设能够提高档案的准确度。在传统的人工立卷工作中,立卷的工作人员往往会根据自己的理解对文件进行分类,尽管他们大都参考了统一的分类标准,但是因为每个档案管理人员对其的理解有所不同,会对同一个文件进行不同的分类,因此也避免不了档案分类错误等现象,严重降低了案卷分类的质量,导致档案利用工作的效率较低。而利用计算机技术进行数字化档案管理,管理工作人员可按类别将不同的档案内容输入计算机中,将属于条目的内容打印出来,并作为传统档案中以“卷”为单位时案卷目录检索工具的替代物,这种方法可避免人工操作方法在文件归档工作中产生的不良影响,发挥了计算机数字化管理的优势,减少了手工操作,提高了工作效率,能够更好地为档案管理工作服务。

4.5 加强专职档案管理人员的培训

人才是任何工作中最为寶贵和匮乏的资源,在档案管理工作中同样如此,档案的管理工作不仅是一项业务性很强的工作,也是一项管理服务性很强的工作。这要求从事档案管理的工作人员,尤其是在档案室的专职档案管理人员,不但要有非常扎实的档案管理的业务技能基础,也要有较强的档案管理能力和服务意识。

在当前的社会环境下,由于受到知识经济的严峻挑战和网络信息技术的强烈冲击,以及当前出现的越来越多的新型档案载体,使档案的管理出现了许多全新的档案管理方法,这些变化给专职档案管理的员工提出了更高的要求。因此,专职档案管理工作的档案人员,要适应新形势下科学技术的不断发展给社会带来的强烈冲击,敢于向传统的管理观念提出质疑,并不断提出解决档案管理问题的新办法和新思路,及时解决管理工作中出现的新问题,勇于打破传统的档案管理框架和档案管理的模式,在档案管理工作中不断创新,不断突破。另外,专职档案管理的工作人员,要非常熟悉档案管理工作的各个环节和步骤,还要能够熟练运用各类档案内容、各种载体的档案管理方法,在务实的基础上促进档案管理工作的创新,努力使专职档案管理人员成为一名掌握科学方法的档案管理工作人员。

档案工作人员在档案工作的同时,要重视对档案工作重要性的宣传,对档案法和档案知识进行多方面的宣传,利用各种各样的场合进行档案工作重要性的宣传,如生产例会、工程验收以及查阅档案资料时,进行宣传档案的重要性。对档案管理人员的现代化管理知识以及管理方式进行培训,可以订阅《中国档案》《档案工作研究》等相关杂志,让档案管理人员对档案管理的知识和内容进行学习,同时加强对《档案法》的学习。对档案管理人员进行现代化信息技术和数字技术培训,提高管理人员的计算机水平,促进档案管理信息化和数字化的发展。

5 结 语

档案管理水平的提升是一项长期性工作,要解决档案管理工作中存在的问题,就需要加强对档案管理工作的学习,提高认识,建立相关机制和制度,不断增加投入,实行科学的档案管理方法,使档案管理工作更好地为单位其他工作提供服务。

主要参考文献

[1]王振兴,王宇强.提升基层档案管理工作水平的基本途径[J].兰台内外,2016(3).

[2]周慧新.浅谈提升事业单位档案管理工作水平的途径[J].黑龙江档案,2016(3).

[3]李清莲,袁艳宇,徐美玲,等.实施“三三三”工作法 提升档案管理水平[J].办公室业务,2012(23).

《档案管理水平提升途径研究》原文作者:林静,该学术论文发表于:中国管理信息化 2017年12期

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