论学习中心档案建设与管理在网络教育办学过程中的重要性

张敏,张洪福,张爱莉,胡毕琼

[摘 要]规范学习中心办学过程中的档案建设是笔者所在院校规范办学的新亮点和新举措。档案建设从规范办学、办学设施、支持服务、考务管理、教务管理、学籍管理6个方面,要求学习中心逐条逐项分类整理。通过归纳整理办学档案,有效梳理整个教学环节的各项工作,清晰掌握学生学习情况、考试记录及学生毕业率。通过这些数据进一步促进学习中心对教学过程管理工作的开展,有效防控办学风险,提高办学质量,总结办学经验,促进学校发展。基于此,本文讨论学习中心档案建设与管理在网络教育办学过程中的重要性。

[关键词]档案建设;管理;网络教育;重要性

doi:10.3969/j.issn.1673 – 0194.2017.12.101

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2017)12-0-02

1 学习中心办学档案建设的重要性

网络教育自身的办学特点,决定了学习中心办学档案建设的必要性。网络教育的生源大都是成年人,工学矛盾突出,时间跨度大,在教务和学籍管理上时常会有很大的变动。建立完整的办学档案,有利于掌握学生的整体学习情况。

网络教育办学档案建设可以为网络继续教育工作及时有效地提供各种信息,满足学习中心办学的工作需要,学习中心可以通过掌握学生出勤、学习、考试、毕业等情况,调整工作的重心,更好地为学生服务。

2 学习中心办学档案建设的具体措施

2.1 规范办学

网络教育学习中心规范办学要从保障措施、办学资质、收费管理、招生工作四个方面,进行总结归档,对各项工作要做到及时梳理,对容易出现的工作环节做到及时防控。具体工作如表1所示。

从表1中的内容可以看出,规范办学要从源头做起。需要健全最基本的规章制度和合作办学协议;合理收费,杜绝虚假中介招生。

2.2 完善办学设施

固定的办学场所和网络配置是学习中心规范办学最基本的保障,这要求学习中心要提供详细的基本办学条件和各种实训场地。具体的办学设施要求如表2所示。

2.3 提高支持服务水平

衡量学习中心的实际办学水平,一个很重要的指标是看这个学习中心对学生的学习支持服务水平如何。网络教育学生的支持服务有多种形式,新生入学时需要给学生进行导学服务,讲解从入学到学习、考试、毕业的每一项学习的时间节点及注意事项,组织开学和毕业典礼、学生课外学习大讲堂、评奖评优活动等。其有利于增强学生的归属感,同时调动学生学习的积极性,再给学生做好服务工作的同时,及时督促学生学习并参加考试,充分了解并掌握学生学习的近况。具体工作如表3所示。

做好学生的學习支持服务工作是考核学习中心实际办学能力的重要环节,从接到的投诉电话中,很多学生对学习中心的服务不满意,造成了学生入学后和学习中心失联,学生错过各项考试,导致其不能如期毕业,从而降低了学习中心的诚信度。所以,做好对学生的支持服务工作,有利于学习中心长期健康的发展。

2.4 完善考务管理制度

考务工作是学习中心最重要的一项工作。在各项评估指标中,考务工作是否井然有序也成为衡量学习中心办学是否规范、严谨的重要指标。具体工作如表4所示。

为避免考试组织不力引发风险隐患问题,防控不良社会影响,考务各个环节的工作必须严肃认真的对待,做到考前通知、考中监控、考后整理。

2.5 提高教务管理水平

教学管理是网络教育教学工作的一个重要环节,管理手段的优劣直接决定着网络教育学习中心教学质量的好坏。提高教育质量,既是网络教育自身发展的内在要求,也是网络教育办出特色、提高学生就业能力的需要。网络教育学习中心加大教学管理力度,推荐优质教学资源共享,使学生享受更多的优质教学资源,是促进人才培养质量提高的重要途径。基于笔者所在院校的现状,本文从教学管理和实践教学两方面要求学习中心做好归档记录,不断完善教务管理的各项工作。具体工作如表5所示。

这些内容包含了学习中心日常的教务教学工作。学习中心要做好每一项具体工作的记录和存档,不断总结经验教训,使教务教学工作更加完善。

2.6 规范学籍管理

随着网络教育办学规模的不断扩大,办学层次的不断提升,网络学籍档案管理工作也成为网络教学管理中的重要组成部分,高校作为办学主体,要不断进行完善,使其制度化、规范化、科学化,这也是网络教育学籍档案管理工作面临的新问题和新挑战。本文从学生信息、学籍异动、毕业与学位三方面进行总结,具体内容如表6所示。

学习中心的学籍管理工作和教务教学工作一样,都是直接面向学生的服务工作,属于对学生学习支持服务工作的内容。工作质量的好坏,直接决定着学习中心办学能力和水平的高低,对学生学习支持服务工作是否到位,决定着学生对学习中心的满意度和信誉度。学籍工作的好坏直接影响学生是否能如期毕业,其管理过程贯穿于学生入学、日常教学管理、毕业环节等,是学校最终“产品”的出口。因此,加强学籍管理的规范化,有利于提高学籍管理工作的效率,以达到促进教学管理过程质量的提高。

3 档案建设对学习中心规范办学有重大的推动作用

学习中心办学要从招生、入学考试、注册缴费、在线学习、考试、毕业等各个环节进行规范。这些办学环节除了有严格的规章制度外,还要对每学期的各环节工作进行归纳总结,这需要有完善的办学档案。学习中心按照档案内容要求整理装订成册,这也是学校对学习中心进行办学考核时的一项重要指标。笔者所在院校网络教育学习中心办学档案的建立一方面有利于改进教学,提高教学质量和管理水平;另一方面对于防控办学风险,杜绝中介招生,维护网络教育的严肃性和权威性具有重要的推动作用。

《论学习中心档案建设与管理在网络教育办学过程中的重要性》原文作者:张敏,张洪福,张爱莉,胡毕琼,该学术论文发表于:中国管理信息化 2017年12期

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