浅谈新时期高职院校档案信息工作的机遇与挑战

马艳慧

[摘 要]当今职业教育飞速发展,如何建立融知识、技能、文化一体的适合中国国情的职业教育,成为了职教发展的重彩。记录职教发展痕迹、建立职教文化、提升职教管理水平是高职教育人才培养模式转变的重要依据和航标。高职院校的档案管理工作是为职教记录成长,传承文化和积累经验的基础工作,也是高职院校向着健康、稳定发展的重要基石。高职院校办学规模的扩大、办学模式的多样性促使高校档案工作的创新和发展。本文首先分析现阶段我国职业教育档案管理工作的问题;其次在网络化和信息技术飞速发展的今天,对职业院校档案管理工作创新提出新的要求;最后应抓住机遇,让高职院校的档案工作充满活力,成为职教发展史的见证者。

[关键词]高职院校;档案;机遇;挑战

doi:10.3969/j.issn.1673 – 0194.2017.12.100

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2017)12-0-02

近年来,随着“中国制造”再次将中国职业教育推到风口浪尖。中国高等职业教育在新时期得到迅猛发展,但是在职业院校的教育规模、体系、质量和文化上均不够完善,还处于摸索阶段。同时,高职院校在很多省份如雨后春笋成立了不同行业领域的教育机构,一些中职院校的整合和高等专业职业院校的扩招等使职业教育红遍中国大地。如何正确引导中国职业院校的发展,总结适合中国国情的职业教育经验和文化,良好的档案管理是解决这一问题必经路径。高职院校的档案管理是满足社会档案信息和高职院校常态健康发展的必然要求。职教高架桥的搭建和信息技术的发展为高职院校档案管理带来了机遇和挑战。

1 新时期高职院校档案管理的瓶颈

1.1 学校对档案工作的重视度不够,导致不能可持续发展

部分高职院校的档案管理工作仍停留在原始的“归档”工作中,档案管理人员将工作职责固守于库管员的层面,这是院校领导的重视程度不够所导致。院校领导对档案管理不重视主要来源于两个方面,一是近年来国家高度重视职业院校的人才培养素质,而对其相应的文化基础建设和其它配套建设监测甚少,尤其对高职院校档案管理方面几乎没有涉猎到。在高职院校人才培养评估和国家监测指标中均没有涉及到学校档案管理相应内容,这是导致学校领导对其重视度偏低的重要原因。二是档案管理思路狭窄技术落后也是导致学校对档案工作重视程度不够的重要原因。现有的高职院校档案管理工作中,管理仍停滞在立卷、归档和保管的层面。而对档案资源的开发和利用几乎为零,处于被动的提供服务阶段,更没有主動地提供学校发展和个性化的档案服务,这是导致领导对其关注度不高的根本原因。

1.2 档案信息化建设缓慢,导致档案信息挖掘处于停滞状态

大数据时代的到来,促进了档案数字化的进程。大多数高等职业院校引入了现代化信息技术进行档案管理,但确停留在档案的收集、整理和保管,对于进一步的信息技术改造却鲜有人为。如老旧档案的数字化、档案的电子借阅、档案数据信息的挖掘、档案网站建设等等,这些对于高职院校的档案信息化建设始终没有推进和发展,这也是导致档案信息挖掘处于停滞状态的重要原因。再有就是档案管理人员业务素质不高,是制约档案信息化建设缓慢的直接因素。

1.3 管理人员能力有待提升,导致档案开发利用过于被动

档案管理人员工作能力不高,是制约高职院校档案开发利用的直接原因。高职院校对档案工作的人员配备较为随意,有些管理人员缺乏系统的知识素养,甚至未经过任何培训直接上岗。经本省调查,现有高职高专类学校23所,其中没有一所学校独立设置档案馆,档案管理岗位配备专业人员的学校只有两所,仅占8.9%。省级教育机构近十年没有进行高校档案人员的专项培训,可想而知对于正在蓬勃发展中的高等职业院校档案人员素质和档案的进一步开发利用是如何被动。

2 新时期高职院校档案信息工作面临的挑战

在职业院校的深化改革和发展的今天,档案信息管理工作在服务学校发展中起着重要地位。同时也为档案信息工作提出了严峻的考验,档案信息的收集、整理、开发和利用面临着一系列的挑战。首先,高职院校档案信息如何服务于院校的改革和发展,变被动为主动,提升档案工作的地位;其次,深化社会和师生服务深度和广度。不能只停留在提供最为原始的档案查询服务,要进一步深化服务的维度。如名人档案、成绩翻译等;最后,做好档案的开发和编撰工作。除以往所沿袭的组织机构沿革、大事记外,应该扩大档案开发外延,如:校史编写、校史馆建设、年鉴编写、重要文件汇编、人物传记等。在高职教育转型和发展的今天,如何凸显档案工作的重要性,完全取决于档案信息的服务深度和广度。

3 高职院校档案信息工作在新时期的创新举措

3.1 加大档案的宣传和开放力度

提高高职院校师生的档案意识,是做好档案工作的基础和必要条件。第一加大档案知识宣传。抓时机、抓重点、抓服务在不同角度宣传档案信息工作的重要性和每个人的密切关系。抓时机主要是借助国际档案日、学生毕业教育、教职工聘任等重要时点,以会议、宣传栏、校报、校园网等进行宣传和教育。第二向社会开放一些具有历史价值的档案信息。配合学校的发展和建设,开展不同主题的档案开放日活动,宣传学校的发展历史和文化。第三提高档案管理人员的素质,由单一型人才向复合型人才转变。提供专职档案人员可持续提升的学习机会,提高专业和计算机技术应用能力,创造更多的档案培训和交流的机会,开拓档案管理人员视野。对兼职档案员要做好业务培训和指导,实施岗前培训和考核的管理机制。

3.2 创新高职院校的档案信息管理体系

现有高职院校大部分是由中职院校合并升格而成,也有部分为新创建院校,院校的管理和机构的设置尚未完善。而于高职院校的档案管理体系必然存在诸多问题,例如:在档案管理部门的设置上,吉林省的高职高专院校几乎没有单独设立专门的部门,绝大多数综合档案工作设在校长办公室,学生档案归口到学生管理部门,教职工人事档案归口于人事管理部门,没有一个统筹的管理机构和专职人员,这样严重制约了档案信息的发展。创新档案管理体系最重要的一项任务就是实现档案管理的可持续化发展,只有将档案工作从其他部门分离出来,独立成立档案馆(室),使之变成专门档案管理的职能部门,实现管理模式的发展和创新;档案管理体系的创建另一个基础就是建立、健全档案管理的各项规章制度。制度建设是做好档案工作的基础,是实现档案分类科学、归档齐全、使用安全的必然条件。档案信息的管理体系是一项全方位的工作,应该是人员素质的培养、制度体系的建设、工作标准的考核等方面进一步搭建。

3.3 推进档案信息数字化建设

大数据和信息化时代的到来,档案数字化和网络共享平台建设成为了档案发展的必然之路。推进档案信息化建设的根本目的在于实现档案的安全保管和提升档案管理效率,更好地实现档案资源的开发利用。以往提到档案信息化建设,首先考虑到的是计算机、复印机、扫描仪等硬件设置,这只是档案信息化建设的基本保证条件。新时期下档案信息化主要是文档数字化检索、档案网络平台建设、档案信息远程共享平台、档案库数字化管理等一系列现代化的管理手段。一方面,建立档案信息网络平台。很多高职院校正处于信息化建设的基础阶段,构建校园的信息化网络建设,逐步搭建办公自动化系统、教务系统、人事管理系统、学籍管理系统和财务管理系统,有效的链接构建学校整理的信息化建设平台。另一方面,选择适合职业院校发展的档案管理系统。新时期职业院校档案的繁杂和信息化的滞后,使得很多职业院校档案管理仍停留在人工进行收集、整理、归档、检索和借阅层面,这种方法耗费人力、物力效率低下,严重阻碍了档案信息的开发和利用。而一些高校根据自身的特点开发了适合高校的档案管理体系和系统,针对高校育人和科研开发等特点的档案信息管理平台。高职院校不同于普通院校,他应该根据新时期的社会使命和任务搭建适合自身发展的档案管理系统。最后,对档案实现数字化信息检索功能。通过微缩、扫描、翻拍和文档数字化技术,建立档案库数字管理平台。实现档案信息的快速检索、传递和统计等功能,并且对使用频繁的档案起到最大限度的保护作用。总之,档案信息数字化建设是新时期高职院校档案发展的必经之路,是转变档案管理模式实现档案高效管理、深度开发和利用的必然要求。

《浅谈新时期高职院校档案信息工作的机遇与挑战》原文作者:马艳慧,该学术论文发表于:中国管理信息化 2017年12期

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