网络时代档案信息采集与安全管理研究

吴振国

[摘 要]随着社会信息技术的发展,网络时代到来,信息技术在社会生活中得到了广泛应用。档案管理工作也应用了信息技术,当然,档案管理工作对信息技术的安全性有严格的要求,但我国的信息技术还在发展和不断探索中,网络技术还不是很完善,在这种背景下的档案信息管理工作也存在着诸多不足之处。所以,建立健全档案信息采集与安全管理的措施是一个值得探究的问题。本文对当前网络环境下档案信息采集与安全管理的现状与发展策略进行分析,希望能为我国档案信息采集与安全管理工作提供一些启发。

[关键词]网络时代;档案信息;采集;安全管理

doi:10.3969/j.issn.1673 – 0194.2017.12.099

[中圖分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2017)12-0-02

随着我国信息化的发展,档案信息的管理工作对网络的依赖性也逐渐增加,网络的危险性也威胁着档案信息的安全性。但是,现在很多部门和组织对档案信息采集与安全管理的认识度不足,不能认识到安全性对档案信息的重要性,过于重视对档案系统的基础建设,忽视了档案管理的安全性,这导致许多网上违规行为的产生。档案管理人员缺乏档案的安全意识,也导致许多安全隐患的出现。

1 网络时代档案信息采集与安全管理现状

1.1 部分部门档案信息采集与安全管理的方式落后

当前,网络信息技术飞速发展,使档案信息采集工作网络化越来越广泛,同时也使档案信息采集与安全管理的工作产生了较大的压力。但是,当前我国还没有健全的档案信息采集方法和系统,没有有效、全面的管理措施,在限制自身发展的同时,影响了档案信息采集的标准程度和信息采集工作的顺利进行。

1.2 计算机技术的作用没有得到充分发挥

网络技术在当前社会得到了广泛应用,但是在档案管理方面,计算机的应用还不够充分,计算机网络技术在档案信息采集与安全管理方面的作用,没有得到充分发挥。随着档案信息采集与安全管理工作的增加,时常发生一些档案信息采集的不准确,对档案信息采集的工作产生了消极影响。

1.3 进行档案信息采集的工作人员计算机技能不足

档案信息采集工作的高效、有序进行,需要档案信息采集工作人员有较高的计算机技能,而当前部分区域档案信息采集工作人员所掌握的计算机技能较低,过于重视档案信息的管理工作,忽视了档案信息采集的重要性,忽视了对计算机技术在工作中的重要作用,因此,档案信息采集工作的效率低且质量低。档案信息采集与安全管理工作是一项繁琐的工作,并没有想象中那么容易,这项工作要求工作人员不仅要掌握专业知识,还要有熟练的计算机技能,且工作人员的素质直接关系到档案信息采集与安全管理的工作。

1.4 档案管理方面的计算机硬件设施与软件开发程度不足

在我国,档案信息采集与安全管理工作中使用的计算机多存在老化的现象。关于档案管理的软件开发力度不大,大多数软件都是进口而来,且网络环境中漏洞颇多,很容易造成档案信息的外泄和损坏。当前档案信息管理的安全防范等级不高,在操作过程中存在着安全隐患。

1.5 没有完善的档案信息采集与安全管理的规章制度

任何一项工作的顺利、有序进行都需要制度的约束。档案管理这项工作并不单纯,还夹杂着政治和经济性质,档案信息的采集与安全管理工作不仅需要工作人员自身进行努力,还需要政府或者其他经济组织的支持。档案信息的管理不仅需要规章制度的严格要求,档案信息在采集和录入的过程中也需要严格按照规定进行,以此来保障档案管理工作的合理、有序。

2 网络时代档案信息采集与安全管理工作的重要性

当今社会是一个数字化社会,随着网络化的日新月异,只有促进当前档案信息采集与安全管理的信息化,才能使档案信息的采集与管理工作更加跟紧时代的步伐。档案管理的信息化能够保障档案信息资料的完整性,使档案信息采集的收集、整理更加便捷,且准确率较高。与时代发展不相符的都会被时代所抛弃。在当今的数字化时代,计算机得到广泛应用,档案信息的数字化文件也越来越多,学校中的学生档案资料、医院中的患者信息资料等都对档案信息的网络化提出了要求。档案信息的数字化管理,可以减小档案管理的难度,提高管理效率。档案的收集和管理是档案工作人员的主要工作内容,做好档案工作首先要做好这两项内容。但是当前的档案管理工作的普遍问题是,档案管理工作人员对档案的安全意识不高,在实际工作中对档案管理的重要性得不到切实的认识,对档案的保管没有做到整齐分类和定期保养,在档案发挥使用价值时,过多无价值的信息或者保存不完善的情况时有发生。

只有加大对档案管理的工作强度和重视力度,才能使档案在使用时能够迅速发挥作用。档案保存的目的不是束之高阁,而是对资料内容的价值维护,因此,保证档案资料的完整性和安全性关系到档案资料的价值体现。

3 网络时代加强档案信息采集与安全管理的策略

3.1 促进计算机信息技术在档案管理实际工作的广泛应用

充分发挥计算机网络技术在档案信息采集与安全管理方面的积极作用,建立健全档案信息采集系统以及硬件平台,落实档案信息采集录入的系统化管理,在档案信息管理的实际工作中,实现计算机网络系统的管理。

3.2 提高档案管理工作人员的计算机技能

档案管理工作的网络信息化,要求档案管理工作人员要掌握熟练的档案管理专业知识、具备熟练的计算机操作技能,因此,提高工作人员的素质是非常重要的环节。定期进行计算机操作培训,为工作人员提供信息化档案信息采集与安全管理的学习机会,提高工作人员的档案管理理论知识和实践能力,开展网络时代档案信息采集与安全管理方面的讲座和讨论会议,提高工作人员对档案安全管理重要性的认识,也提高工作人员的自我学习意识,不断升华自我。

3.3 完善档案信息管理方面的硬件与软件设施

对档案信息管理的老化设备进行更新换代,后勤部门要做好相关的购置工作,比如计算机、打印机等,先进的设备对提高档案信息采集的效率具有重要的作用。还要做好档案信息管理的软件开发工作、建立科学合理的数据库,对各种硬件设施和软件设施进行定期维修和保养,完善各种管理数据的录入和管理,使档案信息的管理工作更加高效、优质,保障档案信息管理的安全性和完整性。

3.4 建立健全相关的档案信息采集与安全管理制度

建立健全档案信息采集与安全管理方面的规章制度,通过内部努力与外部支持,认真严格履行规章制度所规定的档案信息采集与安全管理操作规则,工作人员要树立良好的工作态度,认真对待档案信息管理的工作,在工作过程中重视档案信息的安全性,防止信息泄露。

3.5 提高网络时代档案信息采集与安全管理的安全防范技术

加强对档案信息电子档案的管理,对重要文件进行加密储存和管理,加大对档案管理信息化的资金投入,提高档案信息管理软件的安全性,提高技术水平,定期进行网络安全测评,及时弥补系统漏洞,降低网络环境下档案信息外泄的风险,提高防范能力。

4 结 语

档案管理的信息化是一面“双刃剑”,档案管理的信息化是一个值得肯定的巨大进步,不仅可以减轻人力负担,还为档案信息的储存和采集提供了更加便捷的方式。但是,档案管理的信息化也存在着一些负面影响,在这一过程中存在着许多安全隐患。因此,在档案信息的采集存储过程中,保障档案信息的安全性、完整性,降低档案信息资料的外泄风险,确保保密级别高的档案信息的绝密保存,是当前档案管理信息化的重要内容。在当前的网络时代,相关人员要充分发挥档案管理信息化带来的积极作用,提高工作效率,克服困难,保障档案管理信息化过程中的完整性和安全性。

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《网络时代档案信息采集与安全管理研究》原文作者:吴振国,该学术论文发表于:中国管理信息化 2017年12期

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