论档案管理工作在路桥养护中的作用

陶京

[摘 要]档案管理在一定程度上能够帮助人们提高整个工程的质量。路桥养护行业也不例外,通过对路桥养护卷帙浩繁的材料进行档案管理,能够提供最原始的数据,方便以后查找和学习。可以说,在整个路桥养护工作中,档案管理有着统筹与宏观管理的重要作用。因此,必须要确保路桥养护档案的本真状态,保证资料完整、真实、有效。本文对路桥养护的档案管理工作进行了阐述,包括特点、工作的流程和重要性等。

[关键词]路桥养护;档案管理;作用

doi:10.3969/j.issn.1673 – 0194.2017.12.098

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2017)12-0-02

在各行各业迅猛发展的当下,道路桥梁工程建设的发展十分迅速。但在这过程中,道路桥梁不可避免地会出现一些质量问题,需要进行养护工作,其中会涉及很多内部资料,也就是人们说的档案,其记载着路桥养护工作的工作进程、质量情况、设计的方案等原始信息,这些都是道路桥梁养护工作中重要的数据信息,都是今后查找、校阅的原始出处。目前,路桥建设的工期相对较长,而且会涉及很多的内容与项目,导致档案登记时可能存在不完整的情况,信息残缺或不全的情况时有发生。此外,由于每个工作人员的专业能力、个人敬业素质不尽相同,导致了在档案管理和保存上出现一些不完整的混乱现象。

1 路桥养护档案管理的特点

1.1 专业性强

路桥养护档案中囊括的知识系统纷繁复杂,主要包括工程、材料、经济等。这就对整理、保管人员提出了较高的要求,需其具备一定的综合素质,能把这些知识整合在一起,并且合理地放进档案中。管理人员必须要对这些知识都有所深入了解,才能做好道桥养护的档案管理工作,不致出现混乱。

1.2 周期较长

道路和桥梁的养护工作具有经常性,工程从开始到竣工验收工时较长。所以,档案管理的周期较长。所以,工作人员一定要有耐心和细心认真对待。

1.3 牵涉面广

在道路和桥梁的养护工作中,除却需要遵守诸多法律法规外,还需要对国家相关部门颁行的政策进行了解和掌握,这些也是档案管理工作者要进行整理和保存的。

1.4 载体多

随着科技的发展,数字化、电脑化,甚至人工智能也在生活中日益稀松平常。路桥养护的档案也不再像以前那样都是纸质的了,也出现了很多的电子档案和照片、摄影、光盘等形式。

2 高速公路档案管理的工作流程

2.1 相关资料的收集

关于文件的档案有一定的时效性,在所有的档案里面相关人员都要保证档案的真实性,不能弄虚作假,否则就与档案工作的初衷相悖离。相关人员要按照一定的流程对所收集的资料材料进行整理加工,并且按照具体的管理条例进行保管。

2.2 文件整理和组卷

相关文件的整理和组卷需要工作人员认真对待,要求档案工作人员除了具备一定的专业知识外,更需细致认真。首先,在进行工程的养护之前,档案工作人员要把所需要的文件类材料分类规划好,方便使用的时候查找。其次,施工建设单位要根据上述的文件进行总结,这就要按照文件的时间或者形成的时间进行组卷工作。第三,工程的设计文件必须要保持本来的面貌,并且不能和其他文件一起组卷。第四,项目在施工时也会产生一些文件,对于这些文件,施工单位要根据产生的时间进行组卷。第五,养护结束时,也不能马虎,需要把工程的总花费和财务的预算决算进行比较汇总,还有一些设计、竣工的图纸,都需进行组卷。对于这些内容的组卷要求倒不是很严格,按照单位的管理要求进行即可。第六,项目在统筹规划时也会产生一些文件,这些文件工作人员要按照时间和程序进行组卷,还有一些重要性的情况也要考虑进去。最后,在组卷了的文件里面,一般顺序是:前面的文件是批复的内容,后面是请示的内容。遵循正文在前,附件在后;原件在前,复印件在后;正文内容在前,参考文献在后;文字在前,图片、图表在后。

2.3 工程档案的验收和移交工作

只有通过合格验收的工程才能够竣工,竣工以后,档案的相关工作人员要对工程里面涉及的文件和材料进行分类汇总和收集,以便日后查找。项目档案验收的申请报告里面,有诸多必须包括的内容,如,基本的工程档案、项目工作管理的档案、文件整理和收集的记录、完成工程的图表和设计报告、合格的质量检测报告,以及此次养护解决了什么样的问题,采用了什么样的方法,养护进行时的一些数据和工作情况的记录及养护的施工单位等。

有关工程档案的移交工作也有很多要准备的和注意的方面。工程档案的移交工作要注意以下几点内容:在工程项目档案通过专项验收后,要在项目竣工的90天内把有关联的资料文件移交给有关政府管理部门;在资料移交过程中应做好工作记录,目的是不造成遗漏或者弄丢重要文件,如果有涉及国家法律、管理条例或是科研成果、技术奖项的工程项目,都应该根据档案管理的相关规定,将档案移交到交通部档案馆进行保存。

3 桥梁档案的重要性

毋庸置疑,路桥养护的档案十分重要,比如,有的路桥坏了,需要进行养护,个别技术的参数就很关键。比如,某些基地的地质情况和基础的深度情况、隐藏的尺寸多少等都很重要,若是没有这些数据,相关工作人员就不能进行有效的养护。再比如说,有的桥台会出现开裂和掉皮等病害,桥面的混凝土也会出现流量增加的情况,没有原始的档案数据就会很麻烦,无疑会加大维修的成本。

所以,为了在源頭上防止数据遗失,就要及时投入人力进行收集整理。比如,某单位从20世纪90年代就开始对所管辖的线路中的桥梁进行检查并登记。对一类桥、二类桥、三类桥做出了详细的登记。通过桥梁档案的初建和规范,促进了养护管理的规范化。由原来的不可预见性养护,发展到现在的提前预防,实现了超前管理,避免了盲目性,既节约了养护经费,又提高了公路的安全性。同时也要将定期和不定期的检查情况,及时反映到桥梁档案上,提高桥梁档案的使用价值,当然在登记时务必做到详细,方便日后查询。

档案管理工作的扎实与否在某种程度上可能决定着一个企业的生产情况,并且影响着以后的发展。有了完好的档案,在今后再次进行道桥养护作业时,就有了一定的依据,可以充分查找道桥的信息,方便工作,节约人力、物力、财力。因此,档案工作人员一定要做好路桥养护的档案管理工作,为企业和国家做好服务。现在在档案的管理工作里面仍然有一些问题,面对这些问题,其要充分想好对策,推进档案管理的信息化进程,要充分利用现在先进的电子信息技术,如,利用电脑和录像的功能,多做备份,以防丢失,提升档案管理的总体质量。

4 结 语

电子信息技术的发展赋予档案管理工作新的意义和内涵,世易时移,作为新时代的路桥养护档案管理工作者,只有不断根据新形势的需要,与时俱进,努力学习新的技术和知识,不断提高自己的综合素质,才能具备适应新时期综合档案工作的能力。

主要参考文献

[1]梁燕.浅谈新时期档案管理人员应具备的素质[J].云南档案,2007(11).

[2]吕强.浅析高速公路档案管理新机制[J].黑龙江交通科技,2007(11).

[3]付巧彬.浅谈高速公路工程档案管理[J].华东公路,2005(5).

《论档案管理工作在路桥养护中的作用》原文作者:陶京,该学术论文发表于:中国管理信息化 2017年12期

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