论高职院校档案数字化管理

司莉萍

[摘 要]网络信息时代对高职院校档案管理提出了新要求,实现档案数字化、信息化管理是当前高职院校档案管理工作的重点方向之一,也是高职院校档案管理工作发展的必然趋势。档案管理内容面广、信息繁杂,且管理意义重大。近些年,随着高职师生对信息检索和获取的需求不断提升,传统档案管理模式所暴露的弊端愈加明显,这要求高职院校急需改变传统档案管理模式,积极利用现代网络信息技术,实现对档案的数字化管理,以进一步提升档案信息搜索、获取、共享等方面的便捷性,使档案的作用得到充分发挥。

[关键词]高职院校;档案管理;数字化

doi:10.3969/j.issn.1673 – 0194.2017.12.097

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2017)12-0-02

数字档案是伴随着现代信息技术的不断发展,以及数字化记录技术的产生而形成的新兴产物,且在我国不断强化信息化建设的大背景下,数字档案的探索与实践愈来愈频繁,在高职院校中的运用和推广也不断推进。目前,高职院校建设数字档案主要用于保存教职工、学生的基本信息,以及用于部分历史信息的记录,距离全面建设和实现档案数字化目标还有不小的距离。为此,有必要从高职院校档案管理现状出发,找到推进数字化档案建设过程中存在的问题,并提出相应的解决对策,以进一步转变高职院校传统档案管理模式,优化其档案管理效率和信息共享效率,为充分发挥档案的作用、提升档案服务教研工作奠定坚实的基础。

1 高职院校档案管理现状

数字档案在我国起步较晚,致使我国各大高职院校在很长时期内都广泛使用传统档案管理模式。然而,传统档案管理的封闭性和难共享性,与档案信息对高职院校师生教、学、研究等的重要性不相适应,导致高职院校档案管理工作低效,大多数都是以一种被动的服务模式,承担师生校内信息查询服务,档案资源未能得到有效开发,档案信息未能得到充分的共享和利用。加上,部分宝贵的纸质档案随着时间的推移,存在较为严重的信息缺失问题,导致一些宝贵的文献、信息、资料等未能及时地被挖掘和利用。另外,从实施档案管理工作的主体层面上看,高职院校担任档案管理的人员素质参差不齐,档案管理水平不同,且多数档案管理人员未接受过专业的档案管理教育或培训,致使其在实施具体的档案管理工作中,所采取的方法传统、刻板,观念陈旧、不思变通,对新方法、新技术的运用也同样处处掣肘。

2 高职院校推行档案数字化管理面临的问题

数字化档案管理相较于传统档案管理存在着较为明显的优势,其突出表现在信息共享性强、搜索方便、存储容量巨大、可操作性和可控制性强、易于管理等方面。但由于网络信息技术、基础设备以及外部环境等的制约,造成数字化档案管理工作也同样不可避免地存在诸多问题。

2.1 数字化档案管理制度的缺失威胁档案信息安全

目前,我國正处于数字档案建设的初级阶段,数字化档案的各项管理制度和相关法律、法规保护政策及措施尚未完善,造成高职院校在建设数字档案的过程中面临着诸多风险,威胁档案信息的安全。高职院校在建设数字档案过程中,一旦缺少法律、法规的保障,很容易给不法分子以可乘之机,加剧档案检索与共享过程中的风险,一旦档案信息被人为的破坏,相关取证艰难,且现行法规及制度未能提供充足依据,致使高职院校档案管理面临巨大损失。

2.2 档案信息化管理缺乏有效的规划和组织

推行数字化档案是一项改革创新的复杂工程,需集全校之力共建,通过组织档案数字化管理专人专才,逐层推进档案数字化建设和完善。然而,纵观当前高职院校数字化档案建设现状,不难发现,在推进档案数字化建设的过程中,大多数高职院校对数字档案的关注度和重视度不高,对数字档案建设所投入的人力、物力、财力严重不足,导致数字化档案建设工程难以切实展开。

2.3 数字档案管理人员安全意识低下

与传统档案管理工作相比,数字档案管理面临着诸多差异和问题,这要求档案管理主体不仅要熟悉掌握数字档案管理流程、技术、方法等,还要强化数字档案的安全保障工作。但由于从事数字档案管理工作的人员大多是以前掌管传统档案的人员,其文化素质、专业技能以及安全性意识等方面都未能及时跟上时代的要求,对数字档案进行管理过程中存在较大的随意性和麻痹情绪,致使档案信息安全面临风险和威胁。

3 高职院校构建数字档案的对策

3.1 完善制度与法律法规建设

安全问题是高职院校实施“数字档案”所不可避免的话题,针对目前数字档案缺乏制度和法律法规保障的问题,相关人员应当对症下药,要求相关部门尽快完善数字档案法律法规的建设,同时高职院校内部也要加强对数字档案安全制度的建设,以此来确保数字档案的安全性,使其在制度层面和法制层面都能得到切实的保障。

3.2 制定档案数字化管理标准

数字化、网络化时代,给档案管理工作带来了更大的难度和挑战,与此同时,也给档案管理工作提供新的机遇和手段。而对于网络时代高职院校档案管理工作而言,伴随着工作难度和工作量的增加,若未采取切实可行的办法加以应对,则很可能使档案工作人员压力骤增、应对不暇。为此,应采取数字化管理手段进行应对。高职院校首先要提高档案数字化管理的认识,要将档案数字化管理摆在重要位置,加大对其建设的投入,加强自主管理软件的研制,建立数字化档案管理系统,并严格制定完善的档案数字化管理标准,使档案管理、使用、保存能够有效跟踪、记录到位,以此确保档案的信息安全,提高档案的服务能力。其次,运用构建的数字化档案管理系统,将各类纸质档案转成电子档案,建立数字档案数据库,通过纸质档案与电子档案相结合的方式,降低纸质档案的破损率,提升电子档案的服务能力和档案管理工作的效率。再次,完善档案管理其他配套设施和服务,如,参照图书馆的书目管理系统,构建类似的档案管理系统,采取电子目录的形式服务于档案检索、查阅等,进一步提升档案管理和服务能力。档案室内设置温湿控制系统,防止档案在温度过高或者湿度过大的环境中保存,预防档案霉化、变质,延长档案保存时间。尝试运用现代化档案管理仪器和设备,在确保高职院校档案管理工作顺利完成的基础上,探索档案数字化管理的新渠道、新手段、新方法。

3.3 提升管理人员的安全意识和安全技术水平

远程共享是数字档案的突出特点,也是档案提升服务功能的重要方面。但在档案远程共享中,增加了档案泄密的风险。与此同时,部分高职院校档案管理人员的安全意识淡薄,在一定程度上加剧了这一风险。为此,应当从源头出发,强化与提升档案管理人员的安全意识及安全技术操作水平,确保数字档案安全管理工作落到实处。

4 结 语

数字化时代的高职院校档案管理工作,应当及时转变认识和观念,摒弃传统档案管理的弊端,明确数字化管理档案的重要性和地位,并积极采取数字化、专业化管理的方法,引进专业化档案管理人才,确保高职院校档案管理工作取得突出成效,为高职院校教育能力和竞争实力的提升打下基础。

主要参考文献

[1]倪丽娟.管理理性化视阈下促进档案信息资源开发路径探寻[J].档案学研究,2008(4).

[2]倪丽娟.社会管理失范对管理档案价值的影响及对策分析[J].档案学研究,2011(3).

《论高职院校档案数字化管理》原文作者:司莉萍,该学术论文发表于:中国管理信息化 2017年12期

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