档案管理信息化实现策略

李普霖

[摘 要]档案管理工作与时俱进,现已发展到较为成熟的阶段,但仍不乏部分人对此有误解,认为档案管理就是把资料输入计算机中进行处理。基于思想观念和认知水平有限,一些人对档案管理工作还没有正确的认知,部分从业人员对现兴的新技术产生抵触情绪,再加上资金、人才等问题尚未解决,以至于在实现档案管理信息化过程中会面临各种阻碍。本文分析档案管理在各个领域中应用的重要性,实现档案管理信息化面临的问题,以及进一步实现档案管理信息化的具体策略。

[关键词]档案管理;信息化;重要性

doi:10.3969/j.issn.1673 – 0194.2017.12.095

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2017)12-0-02

档案管理信息化,即利用现代的信息技术把传统文本形式的档案转变成电子档案,对于非纸质档案,如音像、多媒体等资源,也在这一过程中进行数据化处理,最后将整合完成的档案资源进行传输、操作、分享、利用。然而想要高效实现这一过程,除了系统化操作,还需要选择合理的策略,同时安全问题也是不容忽视的。

1 档案信息化管理的必要性

1.1 顺应时代发展的需要

信息化社会在潜移默化中影响着人们的生活,各种APP的出现让人们的生活更加便捷。随着信息技术的发展,档案管理也需要信息技术的支持,加强档案管理信息化建设是时代发展的趋势,也是必然产物。

1.2 提高管理水平,创设良好建设氛围

利用信息技术,将所有信息进行数据化处理,既能快速查阅也方便资源的共享,特别是在人事管理方面,简化了工作流程,方便对员工信息的查询、调动,提高了工作效率。在规章制度方面,信息的及时发布,能够充分调动员工的工作积极性,提高公司活力。但要注意,操作人员应不断提高自身的工作技能,端正态度,保障档案管理信息化建设顺利进行。

2 档案信息化管理的重要性

档案管理信息化是档案管理适应现阶段社会发展所作出的必然选择,其应用领域正逐渐扩展。从大大小小的企业到医院、学校以及各级政府机关单位等,都需要对人事管理工作进行信息化处理。档案管理信息化所具有的优势可以从以下几个方面得到体现。

2.1 提高档案利用率

相对于以前使用纸质档案,在调用以及保存等方面,信息化管理具有明显的优势。且随着环保意识的增强,无纸化办公室已成为一种新的发展趋势,通过档案管理信息化,可充分解决传统与现在两种形式之间的不协调问题,在使用中也提供了更多的便利。

2.2 提升检索速度以及准确率

将档案管理进行信息化处理后,通过计算机的自动智能处理,即使在检索一些较为繁琐或者不起眼的信息时也能快速做出反应,相比以前的人工操作,信息化处理大大提高了工作人员的效率和工作质量。

2.3 有利于信息共享和远程使用

通过信息化管理,大量数据的传输将更加高效,如,可以进行邮件发送、传输传真,实现信息共享。即使在距离较远的情况下只要设备适合也将毫无障碍,从这方面来看,信息化管理彻底打败了传统的档案管理方式。

3 档案信息化管理的实现策略

3.1 消除安全问题

(1)如今,市面上有很多的杀毒软件可以定期给电脑或者手机进行“体检”,在档案信息化的使用过程中也需要对漏洞进行扫描,合理使用漏洞扫描技术,对档案信息进行查缺补漏。这既能深入掌握、了解现行系统运行状况,也能实时掌握在职人员现状,能在第一时间发现安全漏洞,迅速做出反应进行补救;定期的漏洞检查还可以对系统进行安全风险等级评估,抵御黑客的攻击,维护系统安全,保障整体顺利运作。

(2)想要使档案信息更加安全,加密工作也是必不可少的。通过对信息进行加密可以最大限度保障信息资源的安全,有利于日常工作的管理。首先,要在源头抓起,防止文件被恶意篡改,因此,需要对档案管理者进行身份验证,验证成功方可进入该系统进行操作;除此之外,即使能够进入该系统,也要进行权利限制,即对访问者设置访问权限,对一些特定的信息档案需要指定人员才可以进行访问、搜索、打印、复制等操作。

(3)安装防御入侵系统,安全工作的落实需要多管齐下,除了自身技术过关外,还要准备好入侵对策。从目前形势看,安装防火墙是必备工序,防火墙是阻挡信息外漏的主要措施,也能抵御病毒入侵,减少文件被修改、盗取等恶性事件的发生。除了自身系统的防御工作需要完善,还需要在存储档案信息的局域网中设置相应的安全关卡,防止非法行为的发生。入侵防御系统作为防火墙的补充环节,能够及时查看黑客入侵的记录。毕竟从目前的情况看,还没有一个安全网络系统能够完全做到不越权,通过安装入侵防御系统便能第一时间发现漏洞、不良行为。只有通过和防火墙搭配使用,才能最大限度降低损失。

(4)加强对档案管理信息化安全制度的建立。不论是事业单位还是企业机构都需要一套合理高效的制度来保障运行。通过一套可行性强的安全制度,可以保障档案管理工作更加规范地进行;同时,对于相关工作人员来说,这能增强其责任意识、危机意识,并将安全意识真正融入到日常工作中,从而保障档案的安全。

(5)加强硬件设施管理。俗话说“打铁还需自身硬”,档案信息工作的落实,除了要有先进的技术和防御系统保驾护航,还需要安全的硬件设备来巩固。因此,需要及时提高计算机服务器的性能,不定期更换数据库,保障资源传输时的稳定性与安全性。与此同时,还要不断完善计算机的应用系统,对相关的安全程序进行必要的检测维护与升级,最大限度从源头上消除掉安全隐患。

3.2 硬件配置统一

归档管理信息管理是将文件信息转化为可行的、有流动性的资源,将纸质文件信息转化为数字类型的信息,但要满足这一要求与虚拟网络的形成是分不开的,其中最关键的基础前提是硬件配备的统一。为了完成计算机管理系统全面覆盖这一目的,使企业可以实现信息化管理以及全面存档信息,电脑可以说是最可以依靠的应用工具,且计算机文件管理系统可以实现信息档案自动编目和检索、文件自动全文存储检索、归档和作业管理、计算机辅助自动索引和文件信息系统综合管理。

3.3 利用高容量载体存储档案

随着文件档案单位数量的逐渐增加,管理档案的人员部门面临着较大的仓庫压力、还要管理自然的老化档案,同时还要面对不可避免的文件档案的损坏问题,这就要求储存文件档案是应该使用大容量的载体。相关人员可以使用电脑的磁盘存储系统和CD-ROM存储系统,存储大量的文件档案,CD-ROM存储系统是储存文件档案的有利手段,在计算机的光盘上存储档案也便于管理,可以有效解决文件档案信息存储的难题。另外,使用高容量载体存储文件档案信息,可以使相关工作部门的工作效率得到提高。

3.4 重视对软件的开发利用

档案信息化管理需要一支专业的建设队伍,除了能够进行专业的技术管理,还需要重视软件的管理与开发。档案信息主要依托于网络软件平台,信息化平台是管理的基础。工作人员要具备一定的科研能力,为信息化管理工作创作良好的发展条件,还要不断完善信息化系统,加强对自身系统的开发,做好数据库建设工作,提高自身平台的安全性与便捷性,不断促进档案管理工作高水平发展。

4 结 语

生活在一个信息爆炸的时代,信息技术已经逐渐渗透到生活的方方面面,并在各个领域中绽放它的魅力。档案管理作为一项重要工作,也需要紧跟时代的步伐,努力解决现有问题;相关部门和工作人员要充分认识到档案管理信息化的重要性和必要性,始终坚持运用档案管理信息化的思想,清除现有的种种障碍,采取有效措施,确保档案资料的完整与安全,以及档案管理信息化的进一步推进。

主要参考文献

[1]陈广群,林慰平.档案管理信息化建设的思考[J].科技广场,2010(4).

[2]刘远,肖金良.高校档案信息化建设探析[J].兰台世界,2009(16).

[3]杨海波.论高校档案管理信息化建设[J].内蒙古科技与经济,2008(18).

[4]张玮琼.高校档案信息化建设浅议[J].大庆社会科学,2008(4).

《档案管理信息化实现策略》原文作者:李普霖,该学术论文发表于:中国管理信息化 2017年12期

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