新医改背景下医院档案管理的改进方法

谷雪媛

[摘 要]医院是向人们提供医疗服务的重要机构,在其运营过程中会产生大量诸如工作记录、工作图表、影响等的档案资料,这些资料包含医院医疗、科研成果等重要内容,是医院重要的资源,关乎医院的生存与发展。因此,加强医院档案管理工作,不仅可以确保医院各项医疗活动的有效进行,同时可以为医院重大決策提供可靠的依据,加快医院医疗改革,促进医院稳定、健康的发展。本文结合新医改政策,系统分析了加强医院档案管理的必要性,并指出了新医改背景下医院档案管理中存在的问题,最后提出了基于新医改下医院档案管理的改进方法。

[关键词]新医改;医院;档案管理

doi:10.3969/j.issn.1673 – 0194.2017.12.094

[中图分类号]R197.3 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2017)12-0-02

0 引 言

新医改是国家为了进一步加快医疗卫生事业发展,满足人民群众日益增长的医疗需求,而进行的重大医疗卫生体制改革,同时也是改善民生的重要举措。从现在到2020年是我国全面建设小康社会的关键时期,也是深化医疗改革的黄金阶段。新医改政策进一步重申了加强医院档案管理的重要性,强烈要求医院要积极贯彻新医改的各项要求,认真落实档案管理工作,明确管理人员的工作内容和责任范围,强化档案管理的责任意识。整合和优化现有资源,尽快搭建公共信息服务平台,逐步实现档案管理的规范化、高效化目标,进而推动医院稳定的发展。

1 新医改背景下加强医院档案管理的必要性

医院档案不同于其他档案,是医院进行行政管理工作、学术研究、科技交流以及法律纠纷的重要依据,是医院落实和贯彻新医改工作的必要参考资料,有助于医院各项管理工作的顺利开展。但在实际的医院档案管理过程中,却存在管理人员素质水平低下、档案管理理念缺失、档案管理制度不健全等问题,这些问题的存在严重阻碍了医院的稳定、健康发展。随着新医改的不断深入,医院档案管理的弊端暴漏无疑,直接影响了医院各项管理工作的有效实施与开展。因此,医院只有正确认识到自身存在的不足,并结合新医改的要求,科学部署档案管理工作,强化内部监督,切实确保档案管理的效率和质量,进而促进医院的可持续发展。

2 新医改背景下医院档案管理中存在的问题

2.1 医院档案管理模式和方法相对落后

受传统观念影响,我国医院对档案管理工作重视度不高,由于近几年党和国家进一步重申了档案资料管理的重要性,并出台了相关政策与法规,以切实加强各个行业领域的档案管理工作,提高各行各业对档案资料管理的重视程度和了解程度。由于医院档案管理工作起步较晚,管理人员很难在短时内适应新的管理模式和方法,大部分是在沿用传统的人工管理模式,医院档案管理模式仍然很难突破原有模式的束缚。有些医院是将人工管理和信息化管理交叉并用,在对档案进行整理和管理时,以静态资料为主,例如文字和图片,而缺乏一定的音像资料,降低了档案的完整度,间接的影响了档案管理现代化和信息化。在进行档案管理时,没有科学的归类方法,导致档案归类工作杂乱无章,严重影响了后期调取、查看工作的效果。

2.2 医院档案管理资金投入不足

医院档案管理已经习惯了传统的人工信息管理模式,对新的管理模式了解不够透彻,甚至排斥,直接导致了对档案信息化管理重视度不高,对这方面的资金投入少之又少,最终产生的后果就是医院因为运转资金不足,而无法购买信息化管理设备,仍然依靠原有的计算机系统进行档案信息化管理,使信息管理效率低下、管理质量无法媲美发达国家。甚至有些经济条件相对落后的地区,由于缺乏雄厚的资金支持,仍然沿用传统的借助人力的纸质信息管理方式,无法保障信息管理的准确度。

2.3 缺乏专业的管理人才

在我国医院档案管理工作中,由于人员工作职责不明确,许多管理人员身兼数职,有的档案信息化的管理人员可能是其他科室的管理人员,这些管理人员缺乏一定的专业性,在进行档案管理工作时,并没有科学的管理方法和手段,使档案管理工作水平不高。

3 新医改背景下医院档案管理的改进方法

3.1 加大对档案信息化管理的资金投入

医院档案管理工作不仅需要大量的人力支持,更需要雄厚的资金支持。如果医院的档案信息化管理缺乏资金支撑,会使管理设备的更新受阻,降低管理的水平和质量。因此,国家和政府应该重视医院档案信息化管理工作,积极鼓励医院采取信息化的管理方式对其档案进行管理,并在政策和技术上给予一定的支持。此外,医院也应加大对档案信息化管理方面的资金投入,不断引进新的管理设备,促进档案信息化管理的发展。

3.2 重视档案管理人才培养,提高医院档案管理人员的综合素质

医院档案管理无形中对管理人员提出了更高的要求,因为现代的档案管理需要借助计算机管理系统,但是原有的档案管理人员并不能熟练掌握计算机操作技能,在实际工作中会出现各种各样的失误,降低了档案管理的整体水平。因此,加强对档案管理人员的综合素质培养工作已是当下医院管理的必要工作。医院可以将档案管理人员派遣到外地进行技能学习,并结合岗位的特点,选拔专业的管理人才从事档案管理工作,做到人尽其才,从而实现人力资源效益最大化的目标。此外,医院还可以聘请专家对档案管理人员进行培训,手把手的指导档案管理人员的工作。与此同时,档案管理人员也要提高自身的主动学习能力,在工作中积累经验,大胆尝试并进行工作方法和手段的创新,以提高档案管理工作的效率和水平。

3.3 加强档案管理制度建设

医院档案管理工作之所以效率不高,杂乱无章,主要是因为缺乏严格的档案管理制度。因此,医院应将建立和完善档案管理制度提到工作议程上来,明确档案工作的职责、义务、归档范围以及档案整理要求,逐步建立档案保管制度、档案利用制度以及档案工作保密制度等,进而形成完善的档案管理制度体系,使医院档案管理工作有章可循、有法可依,切实确保医院档案管理工作的效率和质量。此外,医院还应根据自身的发展情况,制定合理的档案管理考核制度,严格把控医院档案管理的各个环节,将档案管理考核与医院各科室的工作绩效相挂钩,强化档案管理人员的责任意识,进而保证档案管理的质量。

3.4 做好档案的安全维护工作

随着档案信息化建设的发展,档案的安全问题也成为了不可忽视的一部分。档案存在的普遍安全问题是档案信息的丢失和档案信息的泄露。工作人员的操作失误、计算机出现故障、网络黑客的入侵等因素,都会导致文件在传输运行中丢失、损毁等问题的产生。为了解决这一问题,医院首先需要提高档案管理人员的业务水平和职业道德素质,避免因个人原因导致信息泄露、损毁,还应引入专业的网络安全维护软件,积极运用各种先进的技术对计算机进行加密、防入侵、防病毒等保护,为档案安全提供技术支撑,提高网络系统的抵御性能。其次,一定要做好档案的备份工作,切实落实异地备份制度,对所有的档案文件进行复制,以防重大灾害对档案造成的毁灭性损失。最后,档案安全工作的良好开展离不开财力和人力的支持,医院应该在档案安全维护上投入更多的资金,为档案保密系统的实时更新提供重要的资金支持。

3.5 充分发挥现代先进管理手段的优势,提升档案管理的效率

医院档案门类众多,且每年都会增多,档案管理人员的工作量大,如果仅仅依靠人力进行管理,将很难确保医院档案管理的效率和质量。因此,医院应该寻求更有效的手段来進行档案管理。科学技术的不断发展为医院档案管理工作提供了有利的条件,尤其是超文本技术以及大容量存储技术的出现,使医院档案可以电子文本的形式分类储存在医院数据信息库中,医院档案管理人员可以随时调阅档案,提高了档案资料的利用率,确保了医院档案的完整性和安全性。因此,医院档案管理人员应充分发挥现代管理手段的优势,提升档案管理效率,推动医院档案走向现代化、规范化的发展道路。

4 结 语

在新医改背景下,医院更应该加大档案管理的执行力度,增加档案管理的资金投入,重视管理人才的培养,提升档案管理人员的综合素质水平,建立健全档案管理制度,做好档案安全管理工作,并充分发挥现代先进管理手段的优势,提升档案管理的效率和质量,进而促使医院档案管理工作走向规范化、高效化的道路。

主要参考文献

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《新医改背景下医院档案管理的改进方法》原文作者:谷雪媛,该学术论文发表于:中国管理信息化 2017年12期

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