新形势下农业科研档案管理存在的问题及应对策略

董小莉

[摘 要]在农业科研工作中,档案管理是较为重要的内容,加强农业科研档案管理,不仅能为科研工作的开展提供丰富的资料依据,还能为科研工作的研究方向提供一定的指引。本文从农业科研档案管理的重要意义着手,对当前农业科研档案管理中存在的问题进行分析,针对问题提出相应的改进措施,以达到提高农业科研档案管理水平和利用率的目的。

[关键词]农业科研;档案管理;改进

doi:10.3969/j.issn.1673 – 0194.2017.12.093

[中图分类号]G275 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2017)12-0-02

在新形势下,档案资源已经成为社会各界发展的核心资源之一,在农业科研机构中,通过提升科研档案的管理水平,能为科研人员提供更好的服务,创新农业科研机制,促进科研工作的开展。由于农业科研档案的管理质量直接影响农业科研机构的建设发展,影响科研管理的效率,因此,相管人员应对目前农业科研档案管理工作中存在的困难和问题进行认真分析,结合当前农业科研机构的实际情况和新形势对农业科研工作的要求,探索改进档案管理工作的方法和措施,最终提升农业科研机构的档案的管理水平。

1 加强农业科研档案管理的重要意义

农业科研档案是科技档案的重要组成部分,是科研工作者在开展农业科研活动中形成的一些有利用价值、保存价值和指导价值的图样材料、科技文字材料、电子文件、视频资料等,其内容主要为科研课题的可行性研究报告、课题论证;实验、测量、观察记录;课题研究报告、论文、专著;课题成果验收、鉴定材料;科研成果申报材料;科研成果推广方案、合同、协议、总结以及用户反馈信息等。随着科学技术的蓬勃发展,农业科技的现代化进程也越来越快,农业科技产业化的趋势越来越明显。在信息时代,科研档案管理作为农业科研机构的重要工作内容,其作用和价值越来越明显,农业科研档案规范化和标准化建设的加强,不仅能显著提升农业科研工作的效率,还能很好地展现农业科研机构的学术水平,进而促进农业科研机构创新性和持续性发展。

2 目前农业科研档案管理中的问题

2.1 档案管理意识不足

在农业科研机构中,科研档案资料由科研人员和档案管理人员共同形成。从农业科研档案管理的现状看,科研工作人员的档案管理意识普遍欠缺,没有充分重视收集、整理、归档和管理相关材料。加上有的科研人员为了自身使用方便,经常会将很多关键材料留在自己手里,影响农业科研档案的形成及综合管理。此外,季节性和农时性是农业研究较为突出的特点,科研人员要经过大量的田间试验才能完成研究,这导致农业科研档案存在资料量大、缺失材料难以补回、收集难度大等问题。有的科研人员缺乏档案管理意识,他们认为档案管理工作应该由档案管理工作人员完成,不属于自己的职责范围,没有及时将手中富含价值的资料转交给档案管理工作人员,这在一定程度上影响了农业科研档案资料的完整性,同时,增加了档案管理人员收集归档资料的难度。

2.2 档案管理手段滞后

目前,档案管理受传统管理方式的影响,特别是年纪较大的档案管理工作人员,缺乏计算机操作技能,习惯于手工管理,停留在纸质档案的层面,难以适应档案管理信息化的管理要求,从而影响了档案管理的信息化建设。且纸质档案容易出现遗失和损坏的现象,这给档案资料的完整性造成了一定的影响。除此之外,在管理科研档案的过程中,还存在档案室建设不符合标准的情况,缺乏防火、防霉、防盗、防虫的有效措施,影响了档案资料的安全。

2.3 档案分类不清

科研档案管理,本身就是一项分门别类的工作,相关人员必须要根据科研方向、年份、内容、科研规模等进行分类整理,这样才能保证档案资料的良好开发及应用。近年来,随着农业科研力度的加深,科研项目也越来越多,加上科研项目的内容、分类界限比较模糊,从而导致在档案资料收集方面也比较混乱、模糊。加之档案信息比较繁杂,很多档案管理人员难以准确地进行分类,或者在归档过程中不注意资料的完整,使档案资料过于混乱。

2.4 档案管理人员水平不高

从目前农业科研档案管理人员队伍建设的情况看,还存在档案管理人员综合水平较低的问题。农业科研机构往往将更多的精力集中在科研方面,没有充分重视档案管理,且有的单位管理档案工作人员并不是专业的、专职的,有的档案管理工作者是行政人员兼职的,且存在一人兼多职的情况,他们对档案管理工作的重要性认识不足,精力不足,缺乏专业的档案管理知识,降低了档案管理的水平。随着时代的发展、科技的进步,新形势对农业科研档案管理提出了更高的要求,但实际工作中,档案管理工作人员的能力、状态和专业水平均与时代发展的要求存在较大差距。

3 解决农业科研档案管理问题的策略

3.1 提高档案管理意识

思想决定行动,农业科研机构要想真正提高档案管理水平,需要从全体干部职工的思想建设入手,使其深刻认识到档案管理的重要意义,加强对全体人员的教育、培训。特别要让农业科研人员正确认识归档工作的重要性,加强其与档案管理工作人员的合作意识,进而给农业科研档案管理工作做好铺垫。科研机构应切合本单位实际,密切联系科研工作,建立健全档案管理制度,将科研档案管理作为重点工作同步推进,并將收集、整理和归纳档案资料工作纳入科研人员的职责范围和考核指标中。科研机构应对档案管理流程进行规范化管理,规范档案材料的收集、整理和归档等,还要要求档案管理人员定期走进科研课题,协助科研人员开展档案资料收集、整理等工作,检查科研人员收集档案资料的准确性、完整性,为归档工作打下基础。

3.2 实现档案管理多样化

传统档案管理采用的是纸质管理方式,随着时间的推移、档案资料的增加和信息量的加大,在传统的档案管理活动中,档案使用者想利用资料时还需要花费大量的精力进行查找,耗费的时间较长。同时,借阅纸质档案还存在损坏和丢失档案的风险。随着信息时代的到来和现代管理技术的发展,纸质档案的管理方式逐步退出主导地位,电子档案将成为档案管理和使用的主要方式,因此,在农业科研档案管理中,也应加强电子档案的建设和使用。

3.3 制定农业科研档案管理标准

在实际工作中,为了进一步提高农业科研档案的管理质量,保证农业科研档案的准确分类,还需要制定相应的档案管理标准,这一方面可以促进农业科研档案管理科学化发展,另一方面能为农业科研工作提供标准化服务。相关人员应结合农业科研工作的特点,对科研档案资料的收集、整理、保管、归档和利用等工作制定规范化流程和标准,使内容形式各异的科研项目,都有鲜明独特的档案管理形式,避免档案分类混乱的现象。

3.4 提高档案管理人员的素质水平

农业科研机构应定期组织档案管理工作人员进行专业理论知识和技能培訓,更新档案管理工作人员的管理理念,提高业务水平,促进档案管理工作科学化和规范化。科研机构还应重视引进专业档案管理人才,在一定程度上提高档案管理的质量。

3.5 提高科研档案的利用价值

显著提高档案利用价值,为科研工作提供更好的服务,是农业科研档案管理工作的重要任务。提高档案的服务效率,不仅能给科研工作人员提供某个项目的发展方向,查验立项是否存在重复、研究进度是否领先等富含价值的信息,在一定程度上也避免了科研工作人员走弯路,进而更好地提高科研效率。此外,科研档案是整个科研活动中最有价值的技术材料,不管是研究活动的成功还是失败,都是最真实的科研体现,对今后的科研工作具有极大的借鉴作用。因此,在实际工作中要加强现代化电子存档技术的应用,让科研人员在使用档案时,能够准确定位、快速查找,科学合理地使用科研档案,提高档案查询、利用效率。根据本单位发展的实际需求,档案管理部门要对农业科研档案的信息资源进行科学的管理,与此同时,还应鼓励档案管理工作人员,与其他不同课题的科研人员进行交流沟通,传递相应的档案管理信息,传递的方式可采用简报、电子邮件等形式。要密切联系实际,建立农业科研档案信息服务中心,运用信息技术,与其他农业科研单位加强联系,及时传递信息、共享档案资源,充分提高档案的利用率。

4 结 语

在农业科研活动中,科研档案是最真实、最原始的信息资料,对农业科研事业的发展具有重要的作用。目前,农业科研档案管理中出现的问题,在一定程度上给农业科研项目的开展造成了困扰,因此,相关人员应高度重视农业科研档案管理工作,创新农业科研档案管理模式,有效提升档案管理工作人员的工作积极性,最终使农业科研档案管理效率得到显著提高,为农业科研项目的发展提供良好的服务。

主要参考文献

[1]黄晓琼.浅析新时期农业科研档案的管理与应用[J].城建档案,2016(3).

[2]王丽华.浅析新形势下农业科研档案管理的缺失及对策[J].黑龙江科技信息,2012(23).

[3]刘咏红,黄友洪,文帅,等.农业科研档案管理中存在的问题及其解决对策[J].湖南农业科学,2012(9).

[4]王新文.农业科研档案管理中存在的问题及对策[J].科学中国人,2015(21).

《新形势下农业科研档案管理存在的问题及应对策略》原文作者:董小莉,该学术论文发表于:中国管理信息化 2017年12期

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