图书资料检索与信息化建设途径研究

陈洪虹

[摘 要]随着科技的不断发展,我国的图书馆资料整理和信息检索得到了空前的发展,传统的检索方式已经不能满足現在社会的需求,相关管理人员在保证准确的基础上,应加快对图书馆检索信息化的脚步。本文对图书馆的信息化技术进行了介绍,与传统的检索技术进行了对比,并提出了几点信息化建设的建议。

[关键词]图书资料检索;信息化建设;途径

doi:10.3969/j.issn.1673 – 0194.2017.12.092

[中图分类号]G250.7;G252.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2017)12-0-02

1 图书资料进行信息化管理的必要性

目前,所有的行业都已经开始了信息化建设,信息化的时代给人们带来了很多的便捷,资料查阅也越来越快速、准确,并可通过多种渠道获取信息,使图书馆不再成为获取信息的唯一途径。图书馆的管理模式也应随着时代的进步进行改变,以满足人民群众的需要,将书籍的使用率有效提升。图书并不是一次性的图书资料,图书是需要反复借阅及归还的,将信息化建设应用在图书馆中,把图书资料上传网络中,并进行科学的管理,可在增加非保密书籍借阅量的同时,还能确保纸质书籍保存的更加完整,将图书馆的投资成本降到最低。传统的图书管理模式下检索图书的过程非常繁琐,需经过人工手动进行查阅,耗费时间长,降低了工作人员的工作效率,同时还会因等待时间过长使借阅者产生厌烦情绪。将信息化管理模式应用在图书馆中,可有效改善这一问题的存在,以便能够更加便捷的服务需求者,同时有效提升图书资源的利用率。

2 传统图书馆检索模式中存在的主要问题

在我国传统的管理形式中,图书查找往往需要将两个操作部门进行配合,才能查找图书,即卡片箱及外借处。若要在图书馆进行图书查找,需要通过卡片箱完成图书书目检索,然后通过对文献特征的分析,在卡片记录中查找,查找的过程中注意书籍是否外借,最后确定借阅者是否可以顺利借到图书。这表明,传统的借阅方式在时间和人力成本上,造成了很大的资源浪费,传统的文献检索方式存在一些缺陷。

2.1 信息不一致

现今的图书馆对管理方式进行了改进,在记录卡片过程中,不是按照指定人的标准来做记录。因个人对书籍的理解不尽相同,要求也不一致,致使读者在借阅书籍的过程中,将自己理解的信息提供给管理人员,这就可能与卡片上登记的信息不符,增加了在卡片中寻找书籍的难度。同时图书馆的书籍相对比较多,种类也比较复杂,不断出现跨领域的书籍,若使用传统的图书管理模式,在界定卡片记录书籍的特点时,不能快速划分书籍的领域,还会增加检索书籍的难度。另外,在进行书籍查找时,浪费了读者和相关管理人员的时间,甚至出现没有找到相关书籍的情况。对图书馆的借阅效率产生了极大的负面影响。

2.2 在卡片上记录的书籍资料过于片面

书籍涉及的内容都比较广泛,但由于卡片的容量有限,只能记录一小部分的内容,不应很好的反映出书籍包含的内容,片面的卡片内容会使记录的内容与书籍上实际内容不一致,使书籍的利用率受到影响,还会影响到人们对资料的需求。读者在借阅书籍的过程中,没有准确提供出书名,只是模糊地说出书中内容时,会致使检阅书籍的过程中,表现出杂乱的现象,还有可能出现借阅书籍与实际需求不一致的情况,而真正满足读者需求的书籍却没有找到。即使读者提供出了准确的书名,因图书馆中书籍数量庞大,同时还会有重名的情况,在书籍检索的过程中,也会出现诸多问题。

2.3 书籍去向难掌握

读者在借阅书籍以后,时而会出现忘记归还或不归还的情况,图书馆对借阅者的去向很难掌握,在传统的书籍管理模式中,仅仅使用借阅卡片的记录方式进行登记,没有使用信息系统,当出现一些特殊情况时,管理人员不能及时进行解决,例如,对于一些比较冷门的书籍,若是长期没有人借阅,管理人员不会发现逾期不还的情况,进行书目核对时,浪费了大量的人力资源。若是登记卡片丢失,很可能造成被借阅的书籍丢失,给图书馆带来一定的损失。

2.4 记录卡片的容量有限

将图书馆中的书籍记录在卡片上,因图书馆的书籍比较多,需要大量的卡片,由于卡片的容量有限,而书籍的数量在逐渐增加,需求卡片的数量也越来越多,在登记书籍的过程中,一定会尽可能地减少记录书籍的资料,以缓解卡片容量的压力,一旦这样,会造成书籍可检索的点太少,进而影响到查阅书籍。反之,如果大量的记录书籍中的内容,卡片的数量又会增加,在检索书籍的过程中,依旧会给管理人员增加了大量的工作,浪费了工作时间的同时降低了工作效率。

2.5 记录卡片的内容单一化

图书馆在对书籍进行定期整理时,或者对新的书籍进行录入时,都制定了相应的规则,随着实践的推移,书目日益增加,对于书目的分类工作也越来越精准,这使记录卡片的书籍顺序,越来越繁杂,给检索书籍带来了很大的困难,使排序错误的现象时有发生,一旦发生排序错误会给工作带来一定的影响。若是不进行整改,那么卡片登记的书籍信息会越来越单一,甚至会对书籍的书目进行断章取义。

3 进行图书资料信息化管理的优势

3.1 利用信息化管理,进行信息检索的效率可有效提升

相对于传统的管理方式,信息化的图书管理模式相对直观化,对于图书的信息录入,非常严谨,书目清晰,精确查找,规律排列,不但提高了检索速度,增加了人们的阅读时间,对图书馆的管理和经营都大有裨益。将信息化建设应用在图书管理中,可利用先进的计算机系统,进行书籍的整理和信息的录入;计算机信息系统在信息存储方面有极大的优势,配合建立相应的数据库系统,可以提升图书馆的使用效率;计算机自身具备的检索功能,能够帮助工作人员减轻检索工作负担,通过检索计算机,读者还可自行查阅书籍,在减少读者查阅时间的同时,大幅度降低了工作人员的工作量。

3.2 提高了图书利用率

在信息化下,图书管理员对于不需要进行保密的书籍可在图书馆的网站中发布,减少读者到图书馆的借阅时间,同时还能增加书籍的传播与利用率,实现共享书籍信息的目的。图书资料检索与信息化建设,还可将各个图书馆进行有效连接,在网站的操作界面中能够让读者在查找的过程中自动跳转,将多个图书馆的数据进行链接,提高书籍的借阅率。

4 信息化图书馆的建设途径

4.1 标准规范化,信息化管理书籍

创建规范的书籍数据库,保证各个图书馆书籍数据库的分类都是标准的,方便读者理解的同时,增加图书的使用率,共享书籍信息。

4.2 规范工作内容,强化信息化意识

随着科技的不断发展,我国各行各业都朝着信息化的方向转变,对于图书馆的信息化管理,在管理方式上,相关人员可以利用计算机信息系统将书籍的存储方式进行规范,对数据库进行统一化,保证联合的图书馆之间有相同的数据库分类,且分类方式统一化、标准化。做到这些要求,还需要对图书馆管理人员进行信息化培养,强化管理者的信息化意识。

4.3 建设图书馆信息系统的标准体系

在图书馆资料管理信息化建设中,涉及很多的标准,我国目前还没有较为完善的信息系统标准体系,这对图书馆信息化建设带来了影响,因此,相关人员应加强图书馆信息系统的标准体系建设,加快图书馆信息化建设的步伐。

4.4 提高读者的信息化水平,必要时给出详细说明

因为我国各地区经济发展存在很大的差异,所以部分地区的图书馆还没有建设图书馆信息系统,所以有些读者还没有使用计算机进行检索的能力,或者这种能力还比较薄弱。有些地区虽然建设了图书馆信息系统,但由于读者的年龄不同,老年人还不能够很好地使用计算机进行书籍的查阅,所以相关人员应及时对读者的计算机检索能力进行培训,必要时可以在计算机旁边给出详细说明,使读者感受到这种方式带来的便捷。

主要参考文献

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《图书资料检索与信息化建设途径研究》原文作者:陈洪虹,该学术论文发表于:中国管理信息化 2017年12期

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