规范单位财务档案管理?提高财务管理水平

于海燕

[摘 要]财务档案在事业单位中主要是对内部会计财务工作的史料及数据证明进行记录,其能够充分反映出事业单位内财务信息情况及单位发展状况等。在当今经济迅速发展的背景下,促使企业事业单位提升财务管理水平,这对实现内部财务档案管理工作规范化具有重要意义。然而,多数事业单位内的财务档案管理工作均存在一些问题,这些问题的存在直接影响了财务档案管理工作的整体效果及质量。为此,本文以企业事业单位中的财务管理工作为主要切入点,分析财务档案管理工作的主要内容及存在的问题,并提出提升财务管理水平的有效策略。

[关键词]企事业单位;财务档案;财务管理

doi:10.3969/j.issn.1673 – 0194.2017.12.007

[中图分类号]G271;F810.6 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2017)12-00-02

1 财务档案管理的作用及主要内容

1.1 财务档案管理的主要内容

财务档案管理的主要内容有以下几方面:①作为单位资金流动的凭证,如会计凭证及记账凭证等;②可作为单位内财务总结报告,如按时间划分的会计报表、季度报告及年度报告等;③包含事业单位的详细会计账目,如内部的资金流向、相应固定资产的记录等;④包含企事业单位在银行方面的存款对账、相应会计档案的清单及保管项目等;⑤包含企事业单位的档案电算化,如U盘及移动硬盘等;⑥包含企事业单位内数据库的存档备份;⑦包含企事业单位内系统数据库记录状况;⑧包含企事业单位内财务设备的软硬件设施,如管理系统、软件、网络以及数据库等;⑨包含经审的会计材料及单位内财务记录的材料及数据等。

1.2 财务档案管理的作用

财务档案管理的作用主要表现在以下几个方面。第一,财务档案管理的实施,能切实加强企业单位对内部经济状况的掌控。第二,财务档案中包含了企事业单位和其他企业经济互通的账目,加强企事业单位的财务档案管理,能为合作双方提供完整的报表及数据,从而有效解决企业间因资料不完善而引发的纠纷。第三,加强财务档案管理,可保证企事业单位的总账、会计报表等具备较高的科学性及准确度,从而促使企事业单位在开展各项经济活动时,产生具体的资金投入分配比值,规范企事业单位的经济发展。第四,企事业单位的财务档案是其发展历程及经济情况的直接反映,政府能根据财务档案充分了解企事业单位的发展趋势,并制定出符合单位发展的政策,使市场运营更加规范。第五,财务档案较为详细地记录了经济活动与业务往来,直接给企事业单位提供了良好的经验指导,使企业有效面对持续变化的市场。

2 企事业单位财务档案管理常见的问题

2.1 财务档案管理人员能力偏低

一般情况下,企事业单位内的财务档案管理大都由会计人员兼任,而此类人员普遍对档案管理工作缺乏系统性的认识,更多的是对财务档案进行基本的整理,未对不同类型的档案进行分类整理,直接导致企事业单位财务档案管理工作难以形成有序化管理。在该情况下,员工在查阅相关档案时,通常需要耗费较长时间,直接降低了档案的利用率。此外,各企事业单位在财务档案管理人员的安排上也存在一定的问题,并没有直接形成规范化岗位制,档案管理人员的年龄结构及知识结构不合理,导致管理效果不佳。

2.2 财务档案管理机构设置不完善

单位财务档案管理机构的设立,是内部财务档案管理工作开展的重要保障,同时也是相关法律规章制度的要求。然而,当前多数单位内财务档案管理机构设置不完善,部分单位甚至并未设置此类机构,内部的档案工作交由其他人员兼职,人员职责及架构方面不够科学合理,表现出过度分散的现象。如,单位内的会计档案交由会计人员专门负责,而对档案的归档则交由办公室人员负责,档案的咨询、查询服务却由资料形成人员专门负责。这种工作分配的形式较为分散,会极大地影响企事业单位内财务档案管理的质量及效果。

2.3 财务档案管理工作的规范性不足

在现实的财务档案管理中,缺乏规范、统一的管理标准,对企事业单位工作的顺利开展造成了巨大影响。此外,多数企事业单位在财务档案管理内容方面也不够规范,其档案室的设施设置也不完善,国家《档案法》中所提倡的“七防”并未得到有效落实。

2.4 单位对财务档案管理工作不够重视

当前,多数企业事业单位领导干部、基层员工都对内部财务档案管理工作不重视。多数人员认为,财务信息本身属于保密的资源,应当严加保管,将一些账务信息进行票据封存,不必专门建立档案等。此外,一些单位内的财务管理更多地停留在传统管理层面,针对财务信息的管理,没有切实做好分类建档、记录等;也有一些单位虽然建立了档案分类,但分类非常模糊,导致整个工作混乱不堪。

3 解决企事业单位财务档案管理问题的规范策略

3.1 大力提升财务档案管理工作团队能力

企事业单位必须定期或不定期地开展相应培训工作,大力提升财务档案管理工作团队的综合能力,并辅以监管。在实际工作培训中,企事业单位必须对能力强的人员实施奖励,以切实激发出核心团队的学习能力;而对能力较差的人员,企事业单位要加强对其的鼓励,激发其学习的信心。通过这种监督管理,减少疏忽,切实提升档案管理工作的合理性、科学性,从而实现档案价值的全面提升。

3.2 完善财务档案管理机构设置

在具备充足、稳定的财务档案管理人员的基础上,设置科学、合理的财务档案管理机构。通过该机构大力推行目标管理责任制度,并直接将财务档案管理工作纳入部门内部人员的年度工作目标计划上,将财务档案管理质量作为年度评比的必要条件,通过这种形式,有效激发财务档案管理人员对档案管理工作的积极性。同时,还应协调好部门内部人员的工作,促使财务档案管理工作更加流畅、准确。这样才能有效提升财务档案管理工作的质量、水平。

3.3 强化信息化管理力度

近年来,科技技术发展迅速,要求企事业单位也必须不断强化财务档案管理中新技术的运用。这就可以通过完善会计电算化系统来实现,据此有效强化财务管理工作的数据库构建,并定期维护好系统的更新升级,保持技术的持续更新,以学科技术为主要依托,切实提升财务管理工作的效率水平。而对于移动硬盘等技术类数据存储设备,则要求企事业单位必须强化相应的技术管理。此外,强化对单位内库房建设,也是保障财务档案管理的关键所在,因此企事业单位要充分考虑财务档案存档时所必须的基本条件,据此来建设能够支撑多种不同类型档案存储的库房。

3.4 提升事业单位对财务档案管理工作的重视度

首先,企事业单位要定期组织单位内领导对财务档案的价值进行探讨,在实际探讨过程中,明确档案本身的利用及再利用方向,促使领导深刻认识到财务档案对事业单位发展的重要促进作用。其次,可以根据企事业单位的具体情况,构建和完善相应的档案管理网络,充分结合单位规模及经营发展现状,配备专职人员负责管理,并健全财务档案管理方面的规章制度,将财务档案管理直接纳入整个单位的整体发展中,保证权责分明,实现事业单位财务档案管理工作的协调发展。

4 结 语

在当今知识经济的时代,各个企事业单位要想获得更好的发展,就必须推动自身业务不断进步,充分挖掘出资源利用最大化的方法。只有这样,才能切实有效地控制成本,提升其经济效益和价值。财务档案管理工作的完善,对财务管理水平的提升而言,意义重大。

主要参考文献

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[2]刘殿朕.规范食堂财务档案管理,提高财务管理水平[J].决策与信息旬刊,2016(6).

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《规范单位财务档案管理?提高财务管理水平》原文作者:于海燕,该学术论文发表于:中国管理信息化 2017年12期

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