常用办公技巧应用浅谈

王楠

摘要:随着信息化技术的发展,各类办公软件层出不穷,不同行业都有着不同的专业软件。但是office办公套装以自身强大的功能和友好交互方式成为广大文员所熟知和使用的办公软件之一。笔者结合自身在办公中的使用情况浅谈office使用中一些常见技巧,与大家共同探讨。

关键词:Office软件;办公技巧

中图分类号:TP311 文献标识码:A 文章编号:1009-3044(2018)21-0253-01

Office软件是微软公司开发的基于Windows操作系统的办公软件套装,常用组件有 Word、Excel、Powerpoint、AccessOutlook等。Office办公软件套装中以Word和Excel使用率最高,Word在文字处理软件市场占有绝对的统治地位,Excel在电子数据表程序同样占有统治地位。本文以最新版Word 2016和Excel 2016的常见使技巧和注意事项进行展开。

1 Word的使用

1.1 清除格式

在使用Word进行文本编辑的时候,有时候需要从其他文档里复制一些素材。虽然Word中提供了不同的粘贴选项,但这些素材可能并不会粘贴成我们希望的格式。有较多情况下即使用格式刷去刷,或者反复调整格式,甚至是样式,也依然难以实现需要的效果。其实,处理这种情况有一个简单的方法,就是清除格式后再设置需要的格式,或者再用格式刷去刷。操作过程:选中需要改变格式的对象→点击开始→字体→清除格式。

1.2 选择相同格式

通常,Word中相同样式的对象,我们可以统一更改格式。但是,在没有统一样式之前,当要选择的多个对象不连续的时候,可能大家会选择用Ctrl,的方法去处理。如果篇幅较长,这种方法也比较麻烦和费时。这个时候,我们可以通过选定所有格式相似的文本命令来快速选中多个不连续区域的内容。操作过程:选中要选定的对象的一部分→点击开始→编辑→选择→选定所有格式相似的文本。需要指出的是这个方法不是万能的,在某些情况下可能会漏选或者多选,需要和Ctrl,的方法连用。

1.3 图片的排版

Word中图文混排是一个非常常见的方式,但是图片的位置却不怎么好处理。单张图片的时候,可以调整图片格式为四周型,可以较为灵活的调整图片的位置。但是多个图片进行排列的时候,图片的对齐和图片标题的对齐算是一个让人头疼的问题。解决办法:插入表格(选择合适的行列数)→将图片插入到表格的单元格中→在表格中调整对齐方式→设置表格边框颜色为白色或者无色。

1.4邮件合并

当我们需要批量生成信函、准考证、成绩单、获奖证书等材料的时候,使用邮件合并无疑是最快,并且最不容易出错的方法。邮件合并最初是为了减轻工作人员反复抄写邮政编码、收件人信息的工作量,而现在该功能被广泛应用在很多领域,但邮件合并的名称却一直被沿用下来。邮件合并有两个部分,主文档和数据源文件。如果不是很熟悉邮件合并的过程,建议大家使用邮件合并向導(菜单栏“邮件”→“开始邮件合并”→“邮件合并分布向导”选项)。通过向导来完成邮件合并需要6个步骤,其中需要强调的是第三步(“选择收件人”选中现有文档,通过浏览来选定数据源文件)和第四步(撰写信函要正确插入合并域,更多的合并域可以通过点击其他项目来获取)。此外,邮件合并还可以添加规则。

1.5 尽量少用空格和回车来留白

当我们需要留白的时候,很多人都会想到使用空格和回车来实现,然而这些方法却不是最优的。比如:段落首行缩进2字符可以通过调整段落格式来实现,而通过空格实现的缩进在统一设置段落缩进后就会有4个字符的缩进,到头来还得手工删掉。当一个内容结束需要直接到下一页的时候,可以通过插入分隔符/分节符到下一页(保证下一个内容永远都是从新的一页开始),而不是敲击多个回车键到下一页。当我们使用Word制作一个封面的时候,不顶格的中英文混排,通过空格和回车几乎是无法对齐的,这个时候通过插入表格来使内容对齐不失为一个快速而有效的方法。

2 Excel的使用

2.1 避不开的空格

在Excel中,空格是我们避不开的一个话题。空格在Excel中被称作是交叉运算符,可以快速获取行列交叉处”的数值。但是,当空格出现在单元格中的时候,却时常给我们带来很多麻烦,比如单元格内数据无法对齐,或者是导致诸如Vlookup、If等函数在应用时出错。因此,建议大家每次在使用函数前先替换单元格中的空格。 2.2 分类汇总

当我们需要对数据按照某个类别(通常是列标题)进行求均值、求和、求极值等等的计算时,我比较简便的方法就是使用分类汇总。分类汇总比较简单,但是一些对Excel不是很熟悉的人常常会犯同一个错误,就是分类汇总之前没有排序,导致的错误就是同一个类别会多次汇总(这个当然是错误的)。其实只要记住“以谁分类汇总,先按谁排序”,基本上就不会出错。

分类汇总还有一个常见错误,就是汇总项的粘贴。如果直接复制粘贴,通常得到的是整张表格的数据,而不是某一个级别的分类汇总项的结果。正确的做法是:选定正确的分类汇总的级别,选中需要的区域,然后依次选择【开始】—【编辑】—【查找和选择】—【定位条件】选项,在弹出【定位条件】对话框中选择“可见单元格”,然后再复制粘贴,方可获得只保留了对应级别的汇总数据。

2.3 合理使用数据透视表

数据透视表是excel提供的一种交互式的强大数据分析和汇总工具,但同时也让刚刚接触的人望而生畏。在生成数据透视表过程中,需要注意的有两点:一是数据的第一行不能有空单元格、重复的单元格、也不能有合并的数据。二是将数据透视表字段拖放到恰当的区域(正确选择行、列和值区域)。保证了这两点,基本上就不会出问题。

3 总结

要快速掌握office的操作,就要多操作多练习,适时的总结规律和辅以适当的技巧,才能达到事半功倍的效果。文章内容是从笔者不算丰富的实践操作中总结的,希望能有抛砖引玉的效果,与大家共同学习。

参考文献:

[1] 邵怡菲.Office办公软件在学校办公管理中的应用[J].科技展望,2016(12).

【通联编辑:梁书】

《常用办公技巧应用浅谈》转载自《电脑知识与技术》学术期刊,2018年21期 ,作者:王楠。

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